Na co zwrócić uwagę zlecając firmie zewnętrznej niszczenie dokumentów?

Niszczenie nieaktualnej dokumentacji to ważny etap procesu przetwarzania danych. Zlecając go firmie zewnętrznej należy mieć pewność, że powierzone dane zostaną trwale zutylizowane. Warto zatem wybrać firmę o odpowiedniej renomie, dysponującej sprzętem od najlepszych producentów i tym samym zapewniającej najwyższy stopień bezpieczeństwa.

Rzetelność i terminowość firmy zajmującej się niszczeniem dokumentów

Decyzja o wyborze firmy specjalizującej się w niszczeniu i utylizacji wszelkiego rodzaju dokumentacji powinna być przemyślana. Pochopność w tej kwestii może okazać się dużym (i kosztownym) błędem. Najlepiej wybrać firmę „z polecania”, czyli sprawdzoną przez kogoś, komu w tej kwestii można zaufać.

Należy postawić na rzetelną firmę – taką, której działania są zgodne z przepisami zapisanymi w obowiązującym od 25 maja br. Rozporządzeniu o Ochronie Danych Osobowych. Warto zwrócić uwagę na to czy firma-zleceniobiorca posiada stronę internetową, na której znaleźć można informacje wyjaśniające sposób jej działania.

Niezwykle ważne jest, aby firma, której planujemy zlecić zniszczenie dokumentacji, mogła poszczycić się terminowością. Jest to istotne z jednego względu – przechowywanie dokumentów, bez względu na ich formę, nie powinno trwać dłużej, niż jest to konieczne. W momencie dezaktualizacji danych zawartych na nośniku, jakim jest kartka papieru lub płyta CD, DVD, należy przeznaczyć dokument do zniszczenia.

Jaki sprzęt do niszczenia stosuje firma-zleceniobiorca?

W całej Unii Europejskiej, w tym również w Polsce, kwestia przestrzegania ochrony danych osobowych traktowana jest niezwykle poważnie. Dowodem na to są kary, jakie będą wymierzane na każdego, kto nie przestrzega przepisów dyktowanych przez RODO. Rozporządzenie wskazuje, że w przypadku przedsiębiorstw, wysokość kary może wynieść nawet 4% rocznego obrotu. Dlatego tak ważne jest, aby dane widniejące na dokumentach, po ich zniszczeniu, był niemożliwe do odtworzenia.

Jedynym skutecznym na to sposobem jest użycie odpowiedniego sprzętu – niszczarek spełniających normę 66399, która w pełni uwzględnia obecną sytuację i potrzeby z nią związane. Firmy zajmujące się niszczeniem dokumentów  powinny dysponować takim właśnie sprzętem. Stanowi on gwarancję bezpieczeństwa i chroni przed niechcianym wyciekiem danych. Norma 66399 dysponuje aż siedmioma stopniami poufności (od P-1 do P-7). Wyznacznikiem poziomów bezpieczeństwa jest rozmiar ścinka i możliwość zrekonstruowania dokumentów. Najlepiej, jeśli firma zajmująca się utylizacją dokumentów posiadała sprzęt niszczący gwarantujący stopień poufności nie niższy, niż P-4.

Kompleksowość proponowanej oferty

Dokumenty „wyposażone” w dane osobowe to nie tylko te w formie kartki papieru, ale również dokumenty w formie elektronicznej. Zlecając firmie zewnętrznej niszczenie dokumentów dobrze jest zwrócić uwagę na to, czy zajmuje się ona niszczeniem obu rodzajów dokumentacji. Bardzo ważne jest, aby firma-zleceniobiorca dysponowała sprzętem utylizującym zarówno dokumentację papierową (archiwa, kartoteki, faktury, raporty), jak i folie, klisze, magnetyczne i optyczne nośniki danych takie jak płyty CD/DVD, dyskietki, dyski twarde, mikrofilmy czy karty kredytowe.

Wiarygodność firmy

Dokonując wyboru firmy specjalizującej się w niszczeniu dokumentów należy zwrócić uwagę na sposób jej działania. Po pierwsze, ważne jest to, jak wygląda transport dokumentacji od zleceniodawcy do miejsca, gdzie dokumenty są utylizowane. Kontenery, w których znajdują się materiały przeznaczone do zniszczenia, powinny być odpowiednio zamknięte, np. jednorazowymi plombami wyposażonymi w indywidualny numer. Dodatkowo, dobrą wiadomość stanowi fakt, że firma wykonująca zlecenie dysponuje systemem monitorującym pojazd w czasie rzeczywistym. Pod okiem kamer powinien odbywać się również cały proces niszczenia. Odpowiedni nadzór daje gwarancję, że dane znajdujące się na dokumentacji są w pełni bezpieczne.

Ponadto, zlecając niszczenie dokumentów firmie zewnętrznej zwrócić należy uwagę na to, czy po zakończeniu całego procesu, wystawia ona protokół z jego przebiegu. Możliwość otrzymania przez zleceniodawcę certyfikatu zniszczenia stanowiącego potwierdzenie zgodności realizacji ze złożonymi deklaracjami, świadczy o wysokim standardzie obsługi klienta.

Źródło: http://niszczeniedokumentow.eu/

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *